PENERAPAN PERINTAH “MAIL MERGE”
DALAM PEKERJAAN ADMINISTRASI
Sesuai
judul di atas, pada postingan kali ini saya ingin membagikan sedikit pengetahuan
saya tentang administras, menerapkan perintah “Mail Merge” dalam berbagai pekerjaan administrasi. Bagi kebanyakan
orang yang sudah terbiasa berkecimpung di bidang administrasi/perkantoran pasti
sudah tidak asing lagi dengan kata “Mail
Merge”. Benar, salah satu aplikasi dari “Ms. Word” yang biasa digunakan untuk membuat surat dalam jumlah
besar tanpa harus mengetik atau mengedit berulang-ulang form suratnya sebelum
di cetak. Dengan “Mail Merge” tentu urusan surat menyurat di kantor anda
akan lebih simple dan rapi. Yang kita perlukan hanya sebuah “database” dari “Ms.
Excel” yang berisi data-data yang akan digunakan dalam surat tersebut. Bagi
taman-teman yang belum mengerti bagaimana cara penerapan ”Mail Merge”, mari ikuti
tutorial berikut.
Pada
tutorial kali ini saya membuat contoh format surat pengantar barang hanya sebagai
contoh penerapan “Mail Merge”. Saja.
1. Langkah
pertama tentu saya kita harus membuat dulu form suratnya di ms.word. Anda dapat
mengikuti contoh format surat berikut. Kata-kata yang
ditandai warna merah jangan di isi dulu.
2.
Jika
langkah pertama sudah anda lakukan kemudian save format tersebut. Kalo bisa
dengan format “word 97-2003 document
“. Kemudian anda bisa tutup dulu file format suratnya.
3. Selanjutnya
buka “Ms. Excel”. Dalam langkah ini
kita akan membuat sebuah database yang nantinya akan kita gunakan untuk mengisi
data-data dalam format surat yang telah kita buat tadi secara otomatis. Iktui
format-formatnya seperti gambar berikut.
4. Setelah
selesai membuat databasenya, save dengan
format “Excel 97-2003 workbook” dan
simpan file database dalam satu folder yang sama dengan file format surat yang
kita buat tadi. Tujuannya adalah untuk mempermudah pencarian tempat ketika kita
akan memulai “Mail Merge”. Kemudian
tutup kembali file database.
5.
Sekarang
buka kembali file format surat yang tadi kita buat. Dan kita akan mulai
menerapkan “Mail Merge”.
6.
Pilih
menu Mailings – Sart Mail Merge – Letter.
7.
Lalu
pilih Select Recipients. Lalu cari dimana
file database yang kita buat tadi lalu tekan “open”.
8. Langkah
selanjutnya kita akan mengisi format surat kita tadi dengan data-data yang ada
di database. Masih pada menu “Mailings” pilih Insert
Merge Field. Sampai di sini kita
melihat semua daftar nama-nama kolom pada database yang kita buat tadi. Untuk
mengisikan data-data tersebut yang perlu kita lakukan adalah tempatkan terlebih
dulu krusor pada tempat di format surat yang akan kita isi dengan data-data
yang ada di database. Kemudian pilih Insert
Merge Field – pilih data sesuai yang ingin dimasukan. Lakukan langkah
tersebut untuk mengisi semua data yang ingin dimasukan. Lihat gambar di atas
tadi, isisan yang ditandai dengan warna merah itu adalah hasil entry data dari
database.
9. Setelah
semua data diisi, maka pekerjaan kita hampir selesai. Langkah berikutnya yaitu
masih di menu “Mailing” pilih Finish & Merge. Dalam langkah ini kita dapat
langsung memilih mencetak semua surat atau meng-edit satu persatu surat
untuk kita review dulu sebelum dicetak. Berikut penjelasan dari pilihan
yang tertera di menu Finish & Merge.
a. Edit Individual Documents…
Pilihan ini
kita gunakan jika kita ingin me-review hasil
mail merge sebelum kita cetak. Dengan
menu ini kita dapat meng-edit dan
menyimpan hasil mail merge. Pilih Edit Individual Documents… - pilih form- isi
no. urut pada database. Lihat gambar.
b. Print Documents….
Pilihan ini
kita gunakan ketika kita ingin langsung mencetak semua dokumen tanpa me-review atau meng-edit terlebih dahulu.
c. Send E-mail Messages…
Pilihan ini digunakan ketika kita
ingin mengirimkan document tersebut langsung via E-mail.
Tutorial ini hanya berdasarkan
pengalaman saja. Anda dapat mengembangkan kreasi anda sendiri sesuai keinginan
dan kebutuhan anda. Dan bagi yang ingin men-share
ilmu dan pengalaman apapun blog ini siap menampung. Mari bersama kita
belajar.
Sampai disini dulu tutorial pada
kesempatan kali ini, mudah-mudahan bermanfaat.
